Etiquette op het werk: wat doe je en wat doe je vooral niet?

Ieder bedrijf heeft geschreven en ongeschreven regels. Samen vormen ze de etiquette op het werk. Het kan lastig zijn door al die regels te laveren. Je wilt natuurlijk niemand onbedoeld voor het hoofd stoten. En je wilt zelf ook respectvol behandeld worden. Op een goede manier omgaan met je collega’s komt de sfeer op de werkvloer ten goede en is bovendien beter voor je loopbaan! Een aantal regels zijn op (bijna) alle bedrijven van toepassing. Wil je weten welke regels er nog meer spelen op de werkvloer? Schroom niet je collega’s te vragen.

Onthoud namen
Probeer collega’s en klanten zo snel mogelijk bij naam te kennen. Haperen of proberen er om heen te praten als je niet op een naam komt, lijkt op een gebrek aan interesse en waardering, en dat wil je natuurlijk voorkomen. Tip: herhaal de naam als iemand zich voorstelt. ‘Hallo, ik ben Claudia.’ ‘Dag Claudia, leuk je te ontmoeten.’ Op deze manier blijft de naam beter in je geheugen hangen.

Vermijd roddelen
Het is soms best verleidelijk. Even kletsen over de kleding van de receptionist, je mening geven over de tatoeage van een collega of je hart luchten over een drammerige klant. Weersta de verleiding! Het is niet professioneel, laat staan sympathiek. Houd onderwerpen licht en luchtig: praat over het weer, vakantiebestemmingen of de nieuwe hond die je graag wilt hebben. Staat iemand te roddelen? Daar mag je hem of haar daar op aanspreken. ‘Het is beter met elkaar te praten, dan over elkaar.’

Kom op tijd
Een open deur, maar daarom niet minder belangrijk. Komt ruim voor de werkdag begint aan zodat je rustig kunt opstarten. Gehaast binnen komen, je jas over de kapstok gooien en snel beginnen, maakt geen goede indruk. Voor een vergadering is vijf minuten van te voren binnen komen prima. Dat geeft je de gelegenheid je collega’s te begroeten, een praatje te maken en nog even koffie te halen. Als je te vroeg binnenkomt, ontneem je anderen de kans om nog iets af te ronden of voelen ze zich gehaast. Kom ook niet te laat, tenzij je een goede reden hebt en op voorhand je collega’s hebt geïnformeerd over die reden. Vaak te laat komen kan je het stempel ‘onbetrouwbaar’ en ‘ongeïnteresseerd’ geven.

Schrijf correct
Foutloze correspondentie met klanten is een must. Met een professionele schrijfstijl en in een stramien dat past bij het bedrijf. Maar ook interne correspondentie dient netjes opgesteld te zijn. Een bericht vol (type)fouten kan over komen als een gebrek aan respect voor de ander en straalt niet goed op jezelf af. Een spellingscheck is een kleine moeite.

Positiviteit
Met een glimlach op je gezicht de drempel over stappen komt fijn over én werkt aanstekelijk op je collega’s. Iedereen ziet dat je zin hebt in de dag en in het werk. Natuurlijk kun je ook eens je dag niet hebben, en dat is niet erg. Maar, laat het niet overslaan op je collega’s. Wees daar eerlijk in en laat niemand raden naar wat er aan de hand is. Dat werkt roddelen in de hand, of je collega’s kunnen denken dat het aan hen ligt.

Houd gesprekken voor jezelf
Werk je op een kantoor met meerdere mensen en krijg je een telefoontje? Iedereen kan mee luisteren. Gaat het over persoonlijke of klantgerelateerde kwesties, dan gaat niemand dat iets aan. Oordopjes helpen, maar jouw kant van het gesprek is nog steeds hoorbaar. Bovendien kan je collega’s die geconcentreerd aan het werk zijn storen met je gesprek. Kies er voor (telefoon)gesprekken te voeren in een aparte ruimte.

Bonus: virtuele etiquette
Thuiswerken is steeds meer ingeburgerd, als je werk dat toe laat. Ook de virtuele werkvloer kent regels en wetten.

Op tijd
Ook voor virtuele afspraken geldt dat. Je logt niet te laat in, maar ook niet veel te vroeg. Heeft je computer moeite met het opstarten van bepaalde programma’s? Houd daar rekening mee en start op tijd op.

WiFi
Heb je een onbetrouwbare WiFi die zomaar uit kan vallen? Je kan dan een persoonlijke hotspot op je telefoon instellen zodat je snel over kan schakelen en de verbinding niet te lang verbroken wordt.

Achtergrond
Kies een goede achtergrond. Is het rommelig in huis en spreek je een klant? Ga dan met je rug naar de muur zitten of kies voor een standaard achtergrond. Heb je honden die kunnen gaan blaffen of een kat die graag gezellig op schoot komt zitten? Zonder je dan in een apart kamertje af voor het gesprek.

Kleding
Kleed je altijd netjes. Ga niet in je pyjamabroek zitten met het idee ‘ze zien toch alleen de bovenkant’. Het zal niet de eerste keer zijn dat iemand tijdens een gesprek opstaat omdat de postbode aan de deur staat of omdat de hond met zijn staart een kopje van de tafel zwiept. En dan is de pyjamabroek ineens vol in beeld!